Le tableau de tri est le document décrivant toutes les archives d’un producteur ou détenteur d’archives publiques et qui mentionne pour chaque catégorie d’archives les informations suivantes : la typologie, l’intitulé ou la description du contenu, la durée d’utilité administrative et le sort final.
Le tableau de tri est conçu indépendamment du support de stockage des documents qu’il mentionne : les règles doivent donc être appliquées de la même façon aux documents numériques et aux documents physiques.
L’article 2§2 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage indique que les archives des établissements publics de l’État sont des archives publiques, et que ceux-ci sont tenus par l’article 6§1 d’établir un tableau de tri de leurs archives, même si le LIST a un statut particulier et est assimilé aux organismes relevant de l’article 4§2, dits « régimes dérogatoires » de la loi sur les archives.
Le sort final « conservation » implique donc la gestion de la conservation définitive des archives par le LIST.
L’élaboration d’un tableau de tri répond à une triple finalité :
La structure du tableau de tri est construite sur un cadre générique similaire pour toutes les entités publiques relevant du régime général, cadre qui s’adapte en fonction des missions, activités et taille de l’organisme. Ce cadre générique est issu d’une personnalisation du référentiel et de la méthode Arcateg , créés par Marie-Anne CHABIN (la réutilisation commerciale du nom de la méthode est soumise au droit de la propriété intellectuelle).
Ce cadre générique se développe en trois niveaux de profondeur :
La méthode définit 20 domaines d’activité, codifiés par une lettre (de A à T). Les domaines génériques sont rassemblés au sein des trois groupes d’activités :
Les domaines d’activité du cadre générique inutilisés n’apparaissent pas dans le tableau de tri final.
Chaque domaine d’activité est subdivisé en catégories de conservation. Les catégories sont définies en croisant un contexte (domaine d’activité) avec un risque de conservation dans la durée (court, moyen, long, très long terme).
Une série documentaire est constituée, au sein d’une catégorie, par tout ensemble homogène de documents du point de vue de sa gestion. Il y a en général deux grands types de séries :
Les séries sont numérotées au sein de la catégorie dans l’ordre de leur création et ce numéro n’a aucune signification, contrairement au code de catégorie.
Les différents champs sont présentés dans l’ordre d’apparition dans le tableau de tri.
Il est construit grâce à la concaténation du code de la catégorie et du code de la série, constituant ainsi un identifiant unique de la série. L’utilité de ce code réside dans son utilisation en tant que métadonnées de gestion du cycle de vie du document. Il est lié aux paramètres de conservation que sont la DUA, l’élément déclencheur et le sort final.
Voir descriptif ci-dessus pour « série documentaire ».
Ce champ permet de détailler les différentes typologies de documents ou les différentes données qui caractérisent la série : correspondance, procès-verbaux, rapports, photographies, etc.
Dans certaines séries, les typologies sont très détaillées afin que l’utilisateur appréhende sans ambiguïté le contenu de la série.
La durée d’utilité administrative (DUA) est la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d'être utilisées par le producteur ou le détenteur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant leur sort final.
La durée d’utilité administrative indique, en année(s), le laps de temps pendant lequel les documents relevant de telle ou telle série doivent être conservés. Par défaut, la DUA se calcule à compter de la date de création du document. Lorsque les documents sont organisés en un ensemble conservés. Par défaut, la DUA se calcule à compter de la date de création du document. Lorsque les documents sont organisés en un ensemble logique sous forme de dossier, il convient, pour des raisons de cohérence et de pratique, de verser l’ensemble des pièces du dossier en une seule fois, à la clôture du dossier.
Dès lors, la DUA court à partir de la clôture du dossier, c’est-à-dire, à partir de l’ajout du dernier document constituant le dossier.
L’élément déclencheur est un évènement à partir duquel le décompte de la DUA doit être lancé. Si cette colonne n’est pas renseignée, cela signifie que la DUA s’applique à compter de la date de création du document. Dans le cas contraire, la DUA s’applique selon les indications fournies.
Deux dispositions possibles :
La conservation (C) définitive et intégrale des documents ;
La destruction (D) définitive et intégrale des documents.
Si une série a été mise en conservation historique, portant la lettre (C), ceci implique que les documents y identifiés ont une valeur patrimoniale et un intérêt historique qui permet de constituer la mémoire de la société. Il est donc important de les conserver pour les générations futures (notamment les chercheurs).
Ce sort s’applique uniquement après échéance de la DUA, donc la durée pendant laquelle le document garde sa valeur engageante pour la société.
Une conservation historique ne revient pas à rendre immédiatement accessible les documents et données. Il est une obligation légale d’établir un inventaire des archives avant qu’ils passent en conservation historique (quel que soit leur support). Pendant l’inventoriage, les délais de communicabilité sont établis sur base des données que les archives comportent (droits d’auteurs, données sensibles : données à caractère personnel, données sensibles : documents ayant trait au secret fiscal…). Les différents délais de communication sont prescrits dans l’article 16 de la loi sur les Archives de 2018.
